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경력증명서 양식 (기재 항목·회사 발급 요청·무료 대체)

최종 수정: 2026.07.27 ·작성자: lifebase 편집자

이직이나 대출, 관공서 제출 때문에 경력증명서가 필요한데 어떤 양식에 무엇을 담아야 할지 막막할 때가 있습니다. 경력증명서에는 근무 기간과 업무, 지위, 임금이 들어가고, 법적으로 회사는 근로자가 요청하면 즉시 발급할 의무가 있습니다.1 이 글에서는 경력증명서 양식에 들어가는 항목과 회사에 발급을 요청하는 법, 회사가 써 주지 않을 때 무료로 받는 방법을 알아보겠습니다.

경력증명서란

경력증명서는 어떤 회사에서 언제부터 언제까지, 어떤 일을 했는지를 증명하는 문서입니다. 근로기준법에서는 이를 사용증명서(회사가 근로 경력을 증명해 주는 서류)라고 부릅니다.1 이직 지원 서류나 대출·관공서 제출용으로 자주 쓰입니다.

경력증명서와 자주 함께 쓰이는 것이 재직증명서입니다. 재직증명서는 지금 그 회사에 다니고 있다는 것을, 경력증명서는 과거에 어느 회사에서 무슨 일을 했는지를 보여줍니다. 근로기준법 제39조의 사용증명서는 퇴직한 후에도 청구할 수 있어, 재직 중이면 재직증명서를, 퇴사했다면 경력증명서를 같은 규정에 근거해 발급받습니다.1

경력증명서 양식에 들어가는 항목

경력증명서는 법으로 정해진 서식이 따로 없습니다. 대신 근로기준법이 담아야 할 내용을 정하고 있습니다. 근로기준법 제39조는 사용증명서에 사용 기간(근무 기간), 업무 종류, 지위(직위), 임금과 그 밖에 필요한 사항을 사실대로 적도록 하고 있습니다.1

항목 내용
근무 기간 입사일부터 퇴사일까지
업무 종류 담당했던 직무
지위(직위) 사원·대리·팀장 등 직급
임금 재직 중 받은 급여

여기에 회사 상호와 대표자, 발급일, 직인이 더해지면 제출용 경력증명서가 됩니다. 회사마다 서식은 조금씩 달라도 담기는 항목은 비슷합니다. 제출처가 특정 서식을 지정하지 않았다면, 이 항목들이 사실대로 담기고 회사 직인이 찍혀 있으면 경력증명서로 인정됩니다.

임금처럼 알리고 싶지 않은 항목이 있으면 뺄 수 있습니다. 근로기준법 제39조는 증명서에 근로자가 요구한 사항만 적도록 정하고 있기 때문입니다.1 그래서 이직 지원용이라면 근무 기간과 업무·직위만 적어 달라고 요청하고 임금은 빼는 식으로 조절할 수 있습니다.

회사에 발급을 요청하려면

경력증명서는 회사가 발급합니다. 근로기준법 제39조에 따라 회사(사용자)는 근로자가 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 합니다.1 재직 중은 물론 퇴직한 뒤에도 요청할 수 있습니다.

청구에는 조건이 있습니다. 근로기준법 시행령 제19조는 계속 30일 이상 근무한 근로자가 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있도록 정하고 있습니다.2 한 달 이상 다닌 곳이라면 퇴사 후 3년 안에는 경력증명서를 받을 수 있다는 뜻입니다.

회사가 정당한 이유 없이 발급을 거부하면 제재를 받을 수 있습니다. 사용증명서를 내주지 않으면 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료 대상이 됩니다.1 요청했는데도 발급받지 못하면 사업장 관할 고용노동청(고용노동부 지방관서)에 진정을 넣어 발급을 요구할 수 있습니다.

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경력증명서를 받는 순서

경력증명서는 회사에 요청해서 받습니다. 재직 중이라면 인사·총무 담당 부서에, 이미 퇴사했다면 전 직장 담당자에게 유선이나 이메일로 요청하면 됩니다.

  1. 재직 중은 인사·총무팀, 퇴직자는 전 회사 담당자에게 발급을 요청
  2. 필요한 항목(근무 기간·업무·직위 등)과 빼고 싶은 항목(임금 등)을 함께 전달
  3. 회사가 내용을 작성하고 직인을 찍어 발급
  4. 받은 뒤 근무 기간과 직위가 정확한지 확인

퇴사한 지 오래됐어도 30일 이상 근무했고 퇴직 후 3년이 지나지 않았다면 요청할 수 있습니다. 다만 계속 근무 기간이 30일 미만인 단기 근무는 사용증명서 청구 대상이 아닙니다.2 이때는 회사 경력증명서 대신 고용보험 일용근로 이력으로 근무 사실을 확인하게 됩니다.

회사가 써 주지 않거나 폐업했다면

회사가 이미 폐업했거나 연락이 닿지 않아 경력증명서를 받기 어려울 때가 있습니다. 이때는 국가가 고용보험 가입 이력으로 재직 사실을 대신 증명하는 고용보험 피보험자격 이력내역서를 이용합니다.3 근로복지공단 고용·산재보험 토탈서비스에서 무료로 발급되며, 신청하면 근무시간 내 즉시(바로, 3시간 이내) 나옵니다.4 서류에는 사업장명과 취득일·상실일이 담겨 재직 기간을 보여줍니다.

회사 경력증명서와 달리 담당 업무나 임금까지 보여주지는 않지만, 언제부터 언제까지 어느 회사에 다녔는지를 국가가 객관적으로 증명한다는 점이 장점입니다. 회사가 사라진 뒤에도 국가 기록은 그대로 남아 있어 오래전 경력까지 확인됩니다. 발급 방법과 기재 내용은 고용보험 피보험자격 이력내역서에서 확인할 수 있습니다.

어디에 쓰나

경력증명서는 경력을 확인해야 하는 여러 곳에서 요구됩니다.

  • 이직·경력직 지원: 지원한 회사가 근무 기간과 담당 업무를 확인할 때
  • 자격시험 응시: 일정 실무 경력이 응시 요건인 자격증에서
  • 대출·금융: 재직과 경력을 소득 심사의 보조 자료로 볼 때
  • 관공서·지원사업: 경력 요건이 있는 신청을 할 때

제출처마다 요구하는 항목이 다릅니다. 근무 기간만 필요한지, 담당 업무나 직위까지 필요한지를 먼저 확인하고 요청하면 서류를 다시 떼는 일을 줄일 수 있습니다. 특히 이직 지원처럼 임금을 밝히고 싶지 않을 때는 그 항목을 빼고 요청할 수 있으니, 무엇을 담을지 정해서 요청하는 것이 좋습니다.

자주 묻는 질문

경력증명서 양식이 정해져 있나요? 법으로 정해진 서식은 없습니다. 다만 근로기준법 제39조가 담을 내용을 정하고 있어, 근무 기간(사용 기간)·업무 종류·지위·임금과 그 밖에 필요한 사항을 사실대로 적습니다. 여기에 회사 상호와 대표자, 발급일, 직인이 더해집니다.

퇴사한 회사에도 경력증명서를 요구할 수 있나요? 요구할 수 있습니다. 근로기준법 제39조는 퇴직한 후라도 청구하면 회사가 증명서를 내주도록 정하고 있습니다. 시행령 제19조에 따라 계속 30일 이상 근무한 근로자가 퇴직 후 3년 이내에 청구할 수 있습니다.

회사가 경력증명서를 안 써주면 어떻게 하나요? 정당한 이유 없이 거부하면 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료 대상이 됩니다. 발급받지 못하면 사업장 관할 고용노동청에 진정을 넣을 수 있고, 회사가 폐업했다면 고용보험 피보험자격 이력내역서로 재직 기간을 대신 증명합니다.

경력증명서에 연봉(임금)도 꼭 들어가나요? 꼭 넣어야 하는 것은 아닙니다. 근로기준법 제39조는 증명서에 근로자가 요구한 사항만 적도록 정하고 있어, 알리고 싶지 않은 항목은 빼고 요청할 수 있습니다.

  1. 「근로기준법」 제39조·제116조, 국가법령정보센터, https://www.law.go.kr/법령/근로기준법 (2026-07-13 확인). “제39조(사용증명서) ① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다. ② 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다. 제116조제2항 제39조를 위반한 자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과한다.” ↩ ↩2 ↩3 ↩4 ↩5 ↩6 ↩7

  2. 「근로기준법 시행령」 제19조, 국가법령정보센터, https://www.law.go.kr/법령/근로기준법 시행령 (2026-07-13 확인). “제19조(사용증명서의 청구) 법 제39조제1항에 따라 사용증명서를 청구할 수 있는 자는 계속하여 30일 이상 근무한 근로자로 하되, 청구할 수 있는 기한은 퇴직 후 3년 이내로 한다.” ↩ ↩2

  3. 「근로복지공단 고용보험 자격이력내역서(근로자용) 발급」, 정부24, https://www.gov.kr/portal/service/serviceInfo/B49000100050 (2026-06-30 확인). “근로자에게 고용보험 피보험자격 이력 내역을 제공하여 각종 행정서비스 구비서류 제출 등을 용이하게 합니다. … 근로복지공단 토탈서비스에서 온라인 신청 및 발급 가능.” ↩

  4. 「고용·산재보험 제증명 발급(근로자·재해자)」, 정부24, https://www.gov.kr/mw/AA020InfoCappView.do?CappBizCD=14920000084 (2026-06-30 확인). “수수료 없음. 발급 가능 증명원에 고용보험 자격이력내역서(근로자용)가 포함되며 처리기간은 즉시(근무시간 내 3시간)다.” ↩

#경력증명서 #경력증명서양식 #사용증명서 #근로기준법 #2026

이 글을 참조한 문서 1